2.7.2 Ontwikkelingen met betrekking tot de bestuurlijke organisatie

Lokale overheid: Sturen op taken en andere rolneming: versterken positie van de raad
Van raadsleden wordt steeds meer gevraagd  in het kader van belangenafweging, omgang met burgers en omgang met kennis. Ook wil de gemeenteraad ruimte bieden voor verschillende vormen van burgerparticipatie en -initiatieven die in toenemende mate ontstaan. De digitalisering van de samenleving stelt nieuwe eisen aan het gemeenteraadswerk. De informatievoorziening tussen burgers onderling en tussen samenleving en overheid gaat sneller.
Ook stelt de gemeenteraad vast dat steeds nieuwe taken bij de gemeente zijn neergelegd waarvan de verwachting is dat Apeldoorn die zelf of in regionaal verband haar verantwoordelijkheid op zich neemt. Te denken valt aan het sociale domein, de Omgevingswet en vraagstukken van veiligheid en economische ontwikkeling.
De gemeenteraad kan alleen zijn rol waar maken door in te zetten op actieve dialoog met de samenleving, versterking van de regionale samenwerking en bij dat alles sturing aan de voorkant van het beleidsproces. De complexiteit van het raadswerk is toegenomen.
Om bij te blijven in genoemde ontwikkelingen heerst de opvatting dat de gemeenteraad en de raadsgriffie anders en beter toegerust moeten zijn. Ontwikkelingen hiertoe zijn in 2018 verder operationeel gemaakt.
De versterking van de positie van de gemeenteraad heeft in 2018 zijn beslag gekregen. In de MPB 2018 is extra budget bij de griffie vrijgemaakt om de gemeenteraad beter in zijn taken te ondersteunen. Verder is extra geïnvesteerd in informatievoorziening aan de raad (bijv. analyses van social media, feiten bij grote dossiers) en ondersteuning van de raad bij eigen initiatieven.

Afgelopen jaar is er als gevolg van de verkiezingen geen voorjaarsnota aan de raad gepresenteerd. Het bestuursakkoord ‘Kracht van Apeldoorn’ heeft gefungeerd als opmaat voor de MPB.
In de afgelopen jaren is een traject gevolgd om tot een verbetering van de begroting te komen. Er is nu een volledig digitale versie beschikbaar die compact en op hoofdlijnen stuurinformatie levert en de mogelijkheid biedt met een klik (op de tablet) door te koppelen naar detailinformatie. Ook is de doelenstructuur over alle programma's gerealiseerd. De verbetering van het stelsel van indicatoren in de begroting blijft een permanent proces.

In juni heeft de Raad de resultaten die zijn bereikt in het sociaal domein besproken. De jaarmonitor omvat vier thema’s: rondkomen, kansen, meedoen en ervaringen. Inwoners van onze gemeente moeten ongeacht hun omstandigheden mee kunnen doen aan het leven in onze stad. In totaal besteedt de gemeente jaarlijks ruim € 200 miljoen aan jeugdzorg, maatschappelijke ondersteuning, werk en inkomen. Omdat het gaat om voor de samenleving gevoelige zorgtaken en omdat er nog grote financiële risico's en onzekerheden aan de taken kleven, heeft de gemeenteraad om een intensieve monitoring op het sociaal domein gevraagd.

Griffie en strategische agenda
De gemeenteraad werkt aan nieuwe hedendaagse werkvormen om de kaderstellende en de controlerende rol te versterken en om als volksvertegenwoordiging goed contact te hebben met de samenleving. De griffie ondersteunt de raad hierin. Eind 2018 is de raadswerkgroep Omgevingswet gestart met een vernieuwende projectgerichte werkwijze die we ook zullen toepassen in de nieuwe Strategische Werkagenda Raad die in ontwikkeling is.
De griffie adviseert actief met het oog op versterking van de positie van de gemeenteraad. In opdracht van de raad zijn inhoudelijke sessies georganiseerd, onder meer over integriteit en de woningmarkt. In verkiezingsjaar 2018 is door de griffie een uitgebreid inwerkprogramma voor de nieuwe raad ontwikkeld. Met naast inhoudelijke cursussen ook vaardigheidstrainingen zoals voorzitten, mediatraining en digitaal snellezen. Verder zijn inhoudelijke factsheets en dossiers aangemaakt, zoals over luchtvaart en leerlingenvervoer.

De rol van de griffie is het ondersteunen van de raad zodanig dat deze zijn kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende functie kan uitoefenen. De raadsgriffie adviseert de raad en raadsleden over de werkprocessen en procedures, organiseert deze processen, waaronder het betrekken van burgers en instellingen bij de democratische besluitvorming en verzorgt daartoe de logistieke ondersteuning. Daarnaast adviseert de raadsgriffie inzake vraagstukken met een meer inhoudelijk karakter.

Aanbesteding RIS/AV

In 2018 is het traject van aanbesteding Raadsinformatiesysteem gestart. Deze aanbesteding van het raadsinformatiesysteem en de webcast is verbreed met een aanbesteding van audiovisuele middelen. Dit heeft tot doel meer interactiviteit tijdens de raadsvergaderingen door bijvoorbeeld sprekersinformatie toe te voegen, presentatie te tonen vanuit het systeem en digitaal te stemmen. Uiteindelijk leidt dit in het raadsinformatiesysteem tot meer verrijkte data. Het project zal in de loop van 2019 tot uitvoering komen.

Politieke Markt, optimalisering werkwijze
De Politieke Markt Apeldoorn (PMA) is een beproefde manier van werken die optimaal kansen geeft om de lokale democratie goed te laten functioneren en is daarmee het centrale punt voor de raadscommunicatie.
Na de zomer 2018 is het presidium een optimaliseringstraject t.b.v. de werkwijze gestart. Eind 2018 is met alle fractievoorzitters gesproken over de huidige cultuur binnen de nieuwe raad en over de huidige structuur van de PMA en raad. Dit zal leiden tot voorstellen op het gebied van participatie, informatie en politiek debatteren.

Burgerparticipatie
De afgelopen jaren is het nodige gedaan om de inbreng uit de samenleving te versterken. In 2018 heeft de gemeenteraad de notitie “Samen voor Apeldoorn” verder in procedure gebracht. Er heeft een dialoog plaatsgevonden met de samenleving en een apart gesprek met de dorps- en wijkraden. Dit zal leiden tot een besluit over de raadsopdracht begin 2019. De gemeenteraad heeft zichzelf hiermee de opdracht gegeven meer naar buiten te gaan en in gesprek te gaan met de samenleving

Rekenkamercommissie
De Rekenkamercommissie is zelfstandig in de inrichting van haar onderzoeksprogramma. De commissie voert onderzoeken uit inzake doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid waarvan de onderzoeksbevindingen input vormen voor de controlerende functie van de raad.  Ook voert de Rekenkamercommissie zogeheten ex-ante onderzoeken uit die de kaderstellende functie van de raad versterken.
De rekenkamercommissie heeft in 2018 het gebruikelijke onderzoek van de jaarstukken uitgevoerd met behulp van de methode Duisenberg. Hierbij zijn twee programma’s uit de jaarstukken doorgelicht. Ook zijn een tweetal onderzoeken uitgevoerd. Een onderzoek naar de uitvoering van de participatiewet en een verkenning energietransitie.
In het najaar van 2018 is de commissie onder leiding van de nieuwe voorzitter gestart met de voorbereidingen voor het onderzoeksprogramma 2019.

Communicatie
De griffie ondersteunt de raad op communicatief vlak door middel webcast en door advisering over vormen van communicatie. Het zorgen voor een duurzame verbinding tussen samenleving en politiek is een belangrijke kerntaak. Dit is bereikt door op een duidelijke manier zoveel mogelijk inwoners van Apeldoorn te informeren over de activiteiten en besluitvorming van de gemeenteraad. Daarnaast is het belangrijk om te weten wat er in de samenleving speelt. Aan de communicatie adviseurs was de taak om manieren te vinden om in contact te komen met de diverse externe en interne doelgroepen, in te spelen op vraagstukken vanuit de samenleving en de raad hierover te informeren en adviseren.

Dit is op diverse manieren gedaan. De cursus Politiek Actief is weer georganiseerd, wat een doorlopend succes is. Het jaar stond in het teken van de gemeenteraadsverkiezingen, waarbij veel de samenwerking is opgezocht, zowel intern als extern. Het heeft geresulteerd in een hogere opkomst dan de vorige verkiezingen en nieuwe manieren om stemmers te informeren en enthousiasmeren om te gaan stemmen. Met onder andere een prikkelende postercampagne, nieuwe inrichting van diverse stemlokalen, een facebooklive debat en een speciaal onderwijsprogramma voor middelbare scholieren.
Er zijn stappen gezet op gebied van online communicatie. Er is een raadsmonitor ingericht, issue-analyses zijn gemaakt en via de social media kanalen is zowel ingespeeld op vragen van inwoners als gericht informatie gezonden naar diverse doelgroepen in Apeldoorn.
Het onderwijs is betrokken bij de lokale politiek door middel van het actief aanbieden van gastlessen in samenwerking met ProDemos voor zowel basis- als voortgezet onderwijs.